Non c'è niente da dire: l'entrata in vigore della legge 183/2011 ha avuto nei servizi demografici  un effetto dirompente ed ha provocato miriadi di interpretazioni e levate di scudi da parte di chi ha ritenuto di non aver alcun dubbio sull'applicazione  di quanto previsto dalle nuove disposizioni.
La legge è sufficientemente chiara ed altrettanto chiaro è l'intento del legislatore di pervenire ad una completa " decertificazione"  nei rapporti tra P.A  e privati ;quello che non è ancora sufficientemente chiaro, ascoltando i commenti di numerosi colleghi,  è l'applicazione delle nuove  norme in ambiti particolari quali per esempio lo stato civile o l'elettorale.   
Non sono tra quelli che ritengono lo stato civile " porto franco" al di fuori ed al di sopra  di leggi a carattere generale quale il Dpr. 445/2000 invocando la specialità della normativa che disciplina le materie trattate da questo servizio.   
Se vogliamo tra l'altro,il Dpr. 396/2000 e il Dpr. 445/2000 sono figli della stessa legge : con la legge 15 maggio 1997 , n. 127 riguardante " "Misure urgenti per lo snellimento dell'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo" rispettivamente al comma 1 dell'art. 1 ed al comma 12 dell'art. 12  il sig. Bassanini, prevedeva  che il Governo, con regolamenti successivi adottasse misure per la semplificazione delle norme sulla documentazione amministrativa  sia per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile.
Difatti il 3 Novembre 2000 viene emanato il Dpr. 396/2000,   il 28 dicembre 2000 viene emanato il Dpr. 445.
Ora sicuramente il Capo III del Dpr. 445/2000 riguardante la Semplificazione amministrativa,
 è la parte dove maggiormente  è intervenuto l'art. 15 della legge 12 novembre 2011 n. 183 e come ben chiarito dalla Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri , " le nuove previsioni operano nel solco tracciato dal citato decreto del Presidente della repubblica n. 445/2000 in forza del quale le Pubbliche amministrazioni non possono richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della P.A."
A ribadire tale concetto i due commi aggiunti all'articolo 40 dispongono che  le certificazioni rilasciate dalla P.A  sono valide ed utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con le P.A infatti le certificazioni sono sempre sostituite dalle dichiarazioni d cui agli articoli 46 e 47 ed a scanso di ogni equivoco sulle certificazioni  da produrre ai soggetti privati ( ossia le uniche certificazioni che oramai verranno richieste agli sportelli)  verrà apposta a pena di nullità la dicitura " Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della P.A o ai privati gestori di pubblici servizi. "
Lo stesso regolamento dello stato civile a conferma del fatto che la semplificazione amministrativa riguarda anche questo servizio al secondo comma  dell'articolo 21  prevede espressamente che " Quando i documenti occorrenti per la formazione dell'atto sono reperibili presso gli uffici di una pubblica amministrazione, l'ufficiale dello stato civile è tenuto ad acquisirli direttamente. Altrimenti essi sono sostituiti, salvo diversa disposizione di legge o del presente regolamento, da autocertificazioni. "
Ci sono però spesso accertamenti che l'ufficiale dello stato civile deve effettuare che vanno oltre a quanto il cittadino stesso possa dichiarare ( es. accertamenti matrimoniali , verifiche per il riconoscimento di filiazione naturale, ecc.) ed allora ci si chiede se l'ufficiale dello stato civile possa ancora richiedere ad altri uffici il rilascio di estratti o di copie integrali o nel caso in cui tale richiesta pervenga all'ufficiale dello stato civile tale richiesta debba essere esaudita.
Ci sono infatti altrettante Pubbliche amministrazioni le quali hanno necessità di acquisire estratti dagli atti di stato civile al fine di adempiere a previsioni della stessa legge. ( es. formazione fascicolo elettorale, formazione leva, L'archivio notarile  per pubblicazione testamenti ecc..)
Il diniego  che alcuni ufficiali di stato civile stanno apponendo alla richiesta  di rilascio di certificazione  da parte di pubbliche amministrazioni e da altri ufficiali dello stato civile adducendo le novità introdotte dalla legge 183 /2011 mi lascia qualche   dubbio sulla liceità di tale comportamento; d'altra parte rilasciare alle  pubbliche amministrazioni richiedenti ,  certificazione    con apposta in calce  la dicitura che il certificato non può essere prodotto agli organi della P.A mi sembra che non abbia un gran significato.
Potrebbe venire in aiuto in una più corretta valutazione della vicenda l'articolo 44 del Dpr. 445/2000 il quale non è stato coinvolto nelle modifiche previste dalla legge 183/2011 e che riguarda l'Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile.
Il comma 1 prevede che gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
Ecco che in base a questo comma rimane salva la possibilità per l'ufficiale dello stato civile di richiedere agli altri ufficiali dello stato civile estratti per riassunto o per copia integrale al fine di poter effettuare tutti i controlli che ritiene di dover effettuare al momento della richiesta della pubblicazione di matrimonio.
Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1, il comma 2 prevede che le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti sono quando ciò sia indispensabile.
Laddove l'Archivio Notarile distrettuale richieda il rilascio dell'estratto di morte di un soggetto perché una norma della legge notarile prevede che alla pubblicazione di un testamento debba essere allegata tale certificazione ritengo che " l'indispensabilità" della richiesta sia confermata così come la richiesta dal parte dell'ufficio elettorale di rilascio di estratto al fine della formazione del fascicolo elettorale in forza della norma che lo prevede. In tali casi sulla certificazione rilasciata non dovrà essere apposta la dicitura prevista dall'attuale comma 2 dell'art. 40 del Dpr. 445/2000, ma sarà opportuno magari fare riferimento al rilascio dell'estratto ai sensi dell'art. 44 , 1° o 2° comma del Dpr. 445/2000.        

 
GRAZIA BENINI - ESPERTO ANUSCA