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Quesito della Settimana

 
 

Ogni settimana Anusca propone un quesito scelto tra i più interessanti risolti dai nostri Esperti.

 
 
 
 
 
 

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Copia analogica dichiarata conforme a originale informatico

 
 
 

DOMANDA:

 

Vorrei capire come comportarmi operativamente allo sportello quando un utente mi chiede di dichiarare la conformità di una copia cartacea a un documento informatico: verbale di un ente privato sottoscritto digitalmente da presidente e segretario (ad esempio). Come mi devo comportare? Devo farmi inviare il file via email/PEC o anche con chiavetta? Verifico a computer che il file sia un pdf (formato immodificabile) e che ci siano le firme digitali? Lo confronto con il cartaceo che mi viene consegnato pure allo sportello o lo stampo io direttamente? A questo punto cosa scrivo esattamente sulla copia cartacea? Perché penso di dover scrivere a mano sul cartaceo o con eventuale timbro ad hoc del tipo "Si attesta ai sensi dell'articolo 23 del Decreto Legislativo n. 82/2005 che la presente copia analogica è conforme all'originale informatico composto da n. fogli sottoscritto con firma digitale il cui certificato è intestato a ... (cosa scrivo qui esattamente per dar prova della verifica?). Per ultimo data, firma e timbro del pubblico ufficiale quale incaricato dal Sindaco. Da quanto ho potuto capire forse questa sarebbe la procedura sempre che io sia in grado di verificare la sottoscrizione elettronica ed eventualmente anche la marca temporale se c'è (è sempre possibile o in alcuni casi no?). La cosa che mi ha lasciato perplessa nel caso specifico è che il verbale dell'ente (l'assemblea si è tenuta on line per via della pandemia) è stato inviato al segretario via email il quale non avendo ancora la firma digitale lo ha stampato e firmato a mano. Poi è stato scansionato e mandato al presidente che lo ha invece firmato digitalmente (almeno così presumo) e lo ha rimandato via email al segretario. Quest'ultimo lo ha stampato e me lo ha esibito così. Io qui penso proprio di non poter fare nulla...

 
 
 

RISPOSTA: (a cura di Andrea Antognoni)

 

Non vi è una formula specifica per attestare la conformità di documenti analogici a documenti informatici,
ma occorre seguire i principi generali che governano la materia dell'autenticazione di copie e le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale. Nel caso specifico, se le è stato esibito un documento cartaceo, non si potrà effettuare alcuna autentica di copia di un documento digitale che lei non ha potuto esaminare! Quindi si concorda con la conclusione formulata nel quesito. Da un punto di vista generale, il pubblico ufficiale deve sempre avere la possibilità di esaminare il documento originale, qualsiasi sia la sua natura. Se l'originale è informatico, dovrà preferibilmente essere inviato via mail, ma potrebbe - fermo restando protocolli di sicurezza informatica su cui eventualmente i vostri tecnici potranno darle indicazioni più specifiche - anche essere acquisito con una chiavetta. Il CAD all'articolo 23 dispone che "le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato". Al fine di autenticare la copia è fondamentale visualizzare il file in quelle "componenti" che sono certamente decisive per la sua qualità giuridica: in primis le firme digitali.

In secondo luogo, se il documento informatico è collegato a metadati disponibili (ad esempio la registrazione di protocollo informatico in quanto documento interno all'ente) anch'essi andranno indicati nell'autentica (ad es. indicando il numero di protocollo). L'autentica andrà apposta sul documento analogico con una dicitura che potrebbe essere la seguente: "Copia analogica conforme all'originale informatico sottoscritto con firma digitale da NOME-COGNOME-CF ai sensi dell'articolo 23 del Decreto Legislativo n. 82/2005". Se dalla firma è possibile individuare anche la marcatura temporale si potrà certamente indicare data e ora di apposizione della stessa.

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

Questo quesito è stato liberamente tratto da uno dei quesiti a cui gli Esperti ANUSCA rispondono on line a tutti gli associati. Nel caso in cui gli utenti ravvisassero degli errori o delle imprecisioni, sono pregati di comunicarlo via mail a: coordinamentoquesitionline@anusca.it