Comunità telematica dei Demografici

Software per la gestione delle comunicazioni telematiche obbligatorie tra Uffici Demografici tramite PEC secondo le ultime disposizioni normative.

N.B. I soci Anusca possono acquistare il software con uno sconto del 5%

A partire dal 01/01/2015 tutti gli Uffici Demografici comunali debbono inviare esclusivamente per via telematica (a mezzo PEC) le Comunicazioni previste dalla Circolare n.11/2014 del Ministero degli Interni (Direzione Centrale per i Servizi Demografici) e previsti dai Regolamenti sull'Ordinamento dello Stato Civile e quello Anagrafico. La Circolare n. 43/2014 della Direzione Centrale dei Servizi Elettorali definisce, inoltre, le nuove modalità di comunicazione telematica tra Comuni in materia elettorale.

E' necessario, cioè, inviare per via telematica ed a mezzo Posta Elettronica Certifica (PEC) i seguenti Documenti:
- APR4
- Atti di Stato Civile
- Richieste di Pubblicazione di Matrimonio
- Richieste Documenti per Pubblicazioni
- Comunicazioni in materia Elettorale (Mod. 3d in formato .xml)

E' molto importante, inoltre, poter ricevere ed eventualmente inviare ad alcune tipologie di Professionisti quali Notai ed Avvocati tutte le Comunicazioni previste dalle recenti Normative e da quelle in corso di elaborazione.
Alla luce delle nuove norme diventa, pertanto, essenziale per gli e Enti attrezzarsi per una gestione rigorosa ed organizzata di tutte le PEC inviate e ricevute previste dalla Legge.
In riferimento a tali problematiche, va detto che quasi tutte le software house consentono già l'invio telematico di alcuni documenti quali l'APR4, il Fascicolo elettorale, ed il file. Xml del Mod3d. Tale approccio, tuttavia, è ben lontano da una corretta gestione delle PEC inviate e ricevute.
A tale proposito, infatti, è necessario gestire non solo alcuni documenti prodotti dai software gestionali, ma gestire tutti quelli inviati e ricevuti a mezzo PEC. Soprattutto in considerazione del fatto che tali documenti assumeranno sempre di più una valenza giuridicamente rilevante e, pertanto, vanno conservati e catalogati in maniera da poterli gestire anche dopo anni di attività.
Il Software proposto va proprio nella direzione di essere un vero e proprio Organizzatore di PEC non in conflitto con i Sw Gestionali ma, in grado di gestire, catalogare, inviare ed archiviare elettronicamente sia i documenti prodotti dai Gestionali che quelli digitali o analogici scannerizzati inviati o ricevuti ed eventualmente firmati digitalmente.

Il Software proposto è semplicissimo nell'uso, costa poco e consente una completa gestione delle seguenti funzioni:
1. PERSONALIZZAZIONE: la funzione consente di personalizzare il software con i Dati dell'Ente e della Comunità oltre che impostare le PEC gestite. E' possibile impostare fino a tre PEC per singola postazione di lavoro.
2. TABELLA COMUNICAZIONI: la funzione è in grado di definire il tipo di Comunicazioni che si vuole gestire telematicamente sia in ingresso che in uscita. Il software viene fornito già precaricato delle più importanti tipologie previste attualmente dalla Norma.
3. RUBRICHE SPECIFICHE: Sono rese disponibili 3 rubriche, la prima delle quali contenente più di 15mila indirizzi PEC della Pubblica Amministrazioneimmediatamente fruibili. La seconda è studiata per essere una Rubrica Specifica degli Uffici interessati in grado di definire una vera e propria "Comunità Telematica dei Demografici" nell'ambito della quale scambiarsi con facilità ed immediatezza tutti i documenti previsti dalla norma. La terza è una Rubrica Personale nella quale inserire gli indirizzi di maggiore utilizzo.
4. DATA BASE DELLE COMUNICAZIONI: Si costituisce con il prodotto fornito un vero e proprio Data Base delle Comunicazioni inviate e ricevute e dei Documenti Allegati con funzioni di Ricerca e Filtro per data, tipo, destinazione, provenienza, testo, ecc. tali da consentire ricerche immediate e statistiche.
5. BACKUP: E' possibile effettuare una corretta catalogazione ed archiviazione di tuttele PEC e delle relative Ricevute al fine di poterle individuare anche dopo anni di attività. A tale scopo va ricordato che le PEC assumeranno sempre di più anche una forte valenza giuridica.
6. MONITORAGGIO grafico nella schermata principale dello spazio residuo della casella di posta utilizzata al fine di evitare mancate ricezioni e conseguenti responsabilità in tal senso.
7. ASSISTENZA TELEFONICA E TELEASSISTENZA: Viene predisposta un efficace servizio di assistenza telefonica integrato da un servizio di teleassistenza ove necessario.