Dott.ssa Catia Cecchini Comune di Misano Adriatico
Dott. Alessandro Francioni Comune di Cesena
Ing. Giorgio Dossi DELTADATOR .S.p.a
Premesse. I procedimenti anagrafici nel contesto
dei progetti di e-government
Il primo punto che pare opportuno chiarire immediatamente al fine di non sembrare troppo ottimisti sui temi che si andranno ad analizzare riguarda la capacità di penetrazione di una piattaforma di servizi esportata sul WEB.
Nell’attuale realtà la “pubblicazione” di un procedimento amministrativo su Internet non deve illudere sui conseguenti accessi da parte dell’utenza.
Non dobbiamo in pratica pensare che portare le nostre procedure sul WEB ne faccia derivare automaticamente scenari apocalittici con uffici pubblici completamente vuoti e con connessioni alla RETE viceversa impazzite.
E’ bene essere consapevoli che per indirizzare la nostra azione
amministrativa verso l’Information Technology dobbiamo capire quale è il nostro
punto di partenza.
Solo in questo modo riusciremo a realizzare concretamente progetti
innovativi nell’ambito di strategie
e-government.
Attualmente sono circa 13 milioni i navigatori italiani del WEB con un
aumento tendenziale annuo tra il 10 e 20 %
Le linee guida del Governo per lo sviluppo della Società
dell’Informazione nella Legislatura dello scorso giugno (vedi sito www.mininnovazione.it) evidenziano in
questo senso un ritardo del nostro paese su tematiche inerenti gli argomenti
che si andranno a trattare.
Solo una famiglia su 4 dispone di una connessione ad Internet mentre
l’utilizzo del WEB è strettamente correlato all’età, al sesso, alla
popolazione, all’area geografica (siamo al terz’ultimo posto prima di Spagna e
Grecia) con target di popolazione che evidenzia una vera e propria incapacità a
rapportarsi con tali nuovi strumenti.
L’Italia non è neppure ai primi posti tra i paesi fornitori di servizi
pubblici on line (terz’ultimo posto prima di Olanda e Belgio).
Da questa analisi si potrebbe pensare: “Non c’è domanda di servizi on
line, non c’è offerta, Perché discutere su questi progetti?”
Perché investire risorse umane e finanziarie per migliorare i software
e le attrezzature informatiche, perché stravolgere con rivoluzioni
organizzative gli uffici al fine di rendere visibile su un unico menù - Il
portale dei servizi – una possibilità che il cittadino forse non è, in questo
momento, in grado di apprezzare.?
Le risposte a questi quesiti trovano riscontro nell’esigenza di
migliorare strutturalmente le pubbliche amministrazioni facendo crescere il
nostro paese avvicinandolo ai restanti paesi dell’Europa (il piano nazionale di
e-government rientra nel piano e-europe 2002).
Una pubblica amministrazione ed in primo luogo il Comune che è il
soggetto più vicino al cittadino, si deve assumere anche un ruolo sociale e
culturale nel familiarizzare le nuove tecnologie.
Le aziende fornitrici devono, di contro, assecondare queste nuove
esigenze facendole proprie perché riguardano non solo un disegno strategico
aziendale ma una missione che coinvolge tutto il sistema paese.
Si deve in definitiva:
Ma prima di tutto quanto sopra riportato si deve migliorare la
struttura organizzativa degli uffici in quanto semplificazione delle procedure
non è solo dotarsi di applicazioni informatiche bensì pensare ai propri
procedimenti nell’ottica dell’utenza, migliorando anche i passaggi del
back-office al fine di risparmiare tempi e risorse umane.
Occorre comprendere che con INTERNET si è attuata una rivoluzione
copernicana e che il ruolo del settore pubblico, ed in questo caso, dei
Comuni è anche un ruolo sociale di
divulgazione di queste nuove tecnologie.
Non possiamo pensare che la soluzione al deficit culturale si possa
individuare nella sola Carta d’identità elettronica o Carta nazionale dei
servizi.
La diffusione della conoscenza non si attua esclusivamente donando un
pc con accesso alle RETE o distribuendo firme digitali o carte d’identità
elettroniche.
La divulgazione all’utilizzo diffuso delle nuove tecnologie, così come
ci ha indicato il Governo nelle sue linee guida, si attua aumentando in maniera
esponenziale le occasioni per utilizzare quel pc con accesso alla RETE, ovvero
aumentando i servizi che il cittadino e le imprese possono usufruire dal
portale.dei servizi.
L’esempio più classico è l’utilizzo del bancomat.
La familiarità all’utilizzo si è resa possibile perché quotidianamente
il cittadino
preleva denaro.
E’ quindi divenuta una operazione automatica che non ci costa tanto
fatica: inseriamo una tessera, digitiamo un codice, leggiamo cosa ci viene
scritto dalla procedura e rispondiamo alle domande.
Da queste premesse è nata la collaborazione tra il Comune di Cesena e
la software house DELTADATOR.
Si è realizzato un interfaccia WEB che consenta da una parte l’avvio
del procedimento di cambio indirizzo e cambio di residenza direttamente dal
proprio domicilio e dall’altra la piena connessione con l’applicativo di
back-office.
Ia denuncia del cambio di indirizzo e di residenza è stata definita un
servizio prioritario dal recente Avviso di e-government.
Stiamo parlando di uno dei tanti servizi che il Comune di Cesena ha in
animo di esportare sul WEB, perché è intuitivo che moltiplicare le occasioni di
utilizzo di INTERNET occorre aumentare il numero dei servizi on line.
In conclusione deve essere chiaro che la fase che stiamo vivendo è una
fase di “semina” che deve
disinteressarsi dell’attuale realtà.
Lavoriamo per venire incontro al cittadino, colleghiamo gli
applicativi tra le funzioni di front-office e quelle di back-office, creiamo
centri servizi per indurre il cittadino ad utilizzare i nuovi strumenti,
pubblicizziamo le nostre strategie ed infine attendiamo con fiducia di
raccogliere i frutti di questa difficoltosa attività
La pubblicazione su INTERNET dei
procedimenti di cambio indirizzo e di residenza. Aspetti normativi
L’argomento che mi accingo ad affrontare riguarda una delle
problematiche più discusse del momento: le istanze poste in essere dai
cittadini agli organi della Pubblica Amministrazione.
Ci stiamo riferendo, naturalmente, a quelle istanze formali che siamo
soliti ricevere quotidianamente per iscritto e che comportano una attività
amministrativa da parte degli uffici pubblici.
Dalla lettura dell’art. 38 del T.U. sulla documentazione
amministrativa d.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, modificato dal d.lgs 10/2002 è
possibile sintetizzare che il cittadino ha tre differenti modalità per
inoltrare una istanza o una dichiarazione ad una pubblica amministrazione o ad
un gestore/esercente di un pubblico servizio:
1)
di persona, firmando
innanzi al dipendente addetto
2)
per fax, allegando la
copia fotostatica non autenticata del documento di identità della persona che
le ha firmate
3)
per via telematica
La norma in parola, riprendendo precedenti disposizioni, apre una
nuova strada di semplificazione in quanto il cittadino non è più obbligato a
presentarsi personalmente agli sportelli degli uffici pubblici ma può porre le
proprie richieste direttamente dal luogo di lavoro, di studio, dalla propria
abitazione.
In linea teorica oggi tutti i servizi posti in essere dalla P.A. sono
usufruibili dal cittadino in maniera più ampia e con meccanismi automatici.
I vincoli per inoltrare istanze e dichiarazioni con strumenti
telematici sono limiti ben precisi posti dal Legislatore per tutelare l’ente
ricevente circa l’effettiva identità del dichiarante.
Il secondo comma del medesimo articolo 38 prevede, infatti, che sono
da ritenersi universalmente valide le istanze telematiche:
-
sottoscritte mediante
la firma digitale;
-
ovvero quando il
sottoscrittore è identificato dal sistema informatico attraverso la carta
d'identità elettronica o la carta nazionale dei servizi.
L’art.12 del d.lgs 10/2002 prevede che altri strumenti di
autenticazione (userid/password) possano essere ritenuti validi solo in via
transitoria e previa idonea regolamentazione normativa che ogni ente avrà
l’onere di deliberare.
Le modalità di presentazione e sottoscrizione sopraelencate
garantiscono, così come previsto dall’art. 21 comma primo del medesimo T.U.,
l’autenticità della firma delle istanze e di tutte le dichiarazioni
sostitutive.
Le procedure innovative introdotte dall’art. 38 del T.U. sulla
documentazione amministrativa sicuramente portano ad uno snellimento del
rapporto tra cittadini e P.A., ma implica da parte di quest’ultima
investimenti, formazione professionale, cambiamento del proprio modus operandi, acquisizione di software
ed hardware adeguati e, fattore assai importante, la familiarità del cittadino
all’utilizzo dei nuovi mezzi identificativi.
Lo strumento più idoneo per l’erogazione dei servizi on line è
sicuramente il Portale dei servizi (ad esempio italia.gov.it) ove con una serie
di pagine ben strutturate il cittadino è guidato verso la richiesta dei
servizi.
Ovviamente dentro il Portale di servizi vi si può accedere tramite
firma digitale, carta d’identità elettronica o carta nazionale dei servizi.
E’ possibile tuttavia pensare anche a modalità di accesso telematico
transitorio quali userid e password purché vi sia un idoneo regolamento che ne
disciplini tutti gli aspetti.
Ulteriore modalità potrebbe essere quella dell’utilizzo di mezzi
ibridi quali l’invio di dati telematicamente integrati dall’inoltro a mezzo fax
della copia del documento d’identità, tutto ciò al fine di identificare il
sottoscrittore.
La dimostrazione che seguirà prende in esame le istanze ovvero le
dichiarazioni anagrafiche rese ai sensi dell’art. 13 del d.P.R. 30 maggio 1989,
n. 223.
Parliamo pertanto di quelle dichiarazioni che il cittadino è tenuto a
rendere all’Ufficiale d’anagrafe a seguito di una situazione di fatto già
consolidata. (il regolamento cita il termine di 20 giorni dal verificarsi del
fatto) e pertanto siamo di fronte ad una vera e propria dichiarazione
sostitutiva dell’atto notorio seguita dall’istanza del cittadino a vedersi aggiornata
la propria posizione anagrafica.
Ricordo che il regolamento prevede le seguenti variazioni anagrafiche:
a) trasferimento di residenza da altro comune o dall'estero ovvero
trasferimento di residenza all'estero;
b) costituzione di nuova famiglia o di nuova convivenza, ovvero
mutamenti intervenuti nella composizione della famiglia o della convivenza;
c) cambiamento di abitazione;
d) cambiamento dell'intestatario della scheda di famiglia o del
responsabile della convivenza;
e) cambiamento della qualifica professionale;
f) cambiamento del titolo di studio.
Per queste ipotesi il regolamento prevede che:
1)
le dichiarazioni
debbano essere rese dai responsabili di cui all’art. 6 del regolamento
anagrafico (ovvero da ciascun componente della famiglia per sé e per le persone
sulle quali esercita la potestà o la tutela oppure da ciascun componente della
famiglia anche per le dichiarazioni relative alle mutazioni delle posizioni
degli altri componenti della famiglia o dal responsabile della convivenza
anagrafica;
2)
le persone che
rendono le dichiarazioni anagrafiche debbono comprovare la propria identità
mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento;
3)
le dichiarazioni
devono essere rese nel termine di venti giorni dalla data in cui si sono
verificati i fatti denunciati.
4)
le dichiarazioni
relative al trasferimento di residenza da altro comune o dall'estero debbano
essere rese mediante modello conforme all'apposito esemplare predisposto
dall'Istituto centrale di statistica;
5)
ai dichiaranti debba
essere rilasciata apposita ricevuta;
Il regolamento prosegue, altresì, affermando che le dichiarazioni
concernenti la costituzione di nuova famiglia o di nuova convivenza ovvero i
mutamenti intervenuti nella composizione della famiglia o della convivenza,
(cambiamento di abitazione o dell'intestatario della scheda di famiglia o del
responsabile della convivenza o della qualifica professionale; o del titolo di
studio) possono essere rese anche a mezzo di lettera raccomandata.
E’ bene ricordare che il Legislatore del 1989 non conosceva INTERNET
in quanto questo fenomeno così rivoluzionario si è incominciato ad affermare
solo dai primi anni 90.
Dall’analisi complessiva dell’art. 38 del d.P.R. n.445/2000 che
rappresenta una fonte normativa trasversale così come la legge 241/1990 sul
procedimento amministrativo, si può applicare anche all’art. 13 e seguenti del
regolamento anagrafico d.P.R. n.223/1989 le nuove modalità di accesso, potendo
ipotizzare piattaforme di servizi da erogare on line al cittadino, partendo
proprio dai servizi anagrafici.
Comune di –CESENA Provincia di Forlì-Cesena
Popolazione residente 90851
(31/12/2001)
Famiglie anagrafiche 35999
(31/12/2001)
Stranieri 2202
(31/12/2001)
Num. annuo di
pratiche di cambio residenza 2372
(31/12/2001)
Num. annuo di persone
coinvolte nei cambi di residenza
(Immigrazioni-Emigrazioni) 7800
(31/12/2001)
Num. annuo di
pratiche di cambio di indirizzo/ 1811
(31/12/2001)
scissioni-aggregazioni
Numero pratiche di
verifica anagrafica 1126
(31/12/2001)
Numero annuo di
persone coinvolte nei cambi di indirizzo 4000
(31/12/2001)
Il Comune di Cesena
non è comune sperimentatore della Carta d’identità elettronica tuttavia ha
ritenuto opportuno anticipare nell’ambito del proprio piano telematico locale
un progetto finanziato anche dalla Regione Emilia Romagna e che si sostanzia
nell’esportazione sul WEB di alcuni procedimenti amministrativi.
I procedimenti
attinenti al movimento sul territorio della popolazione ne rappresentano un
esempio.
Si è pensato in
pratica di concentrare i propri sforzi sulla piattaforma dei servizi
disinteressandosi dello strumento di autenticazione.
Si ritiene che questi
(CIE, CNS, Carte firma) avranno una effettiva divulgazione in maniera
proporzionale al numero dei servizi che l’ente riuscirà ad esportare sulla
RETE.
Il settore Servizi
Demografici si accinge nel medio periodo a pubblicare all’interno del proprio
portale i seguenti servizi:
|
q
:Essere cittadino §
Autocertificazione “intelligente” §
Prenotazione rilascio carta d’identità/Cartellino
per minori/Libretto di lavoro §
Prenotazione e rilascio di casella di posta
elettronica identificata per l’accesso ai servizi comunali §
Visure Anagrafiche §
Richiesta invio di certificati a domicilio §
Iscrizione all’Albo dei Presidenti di seggio §
Iscrizione all’Albo degli Scrutatori di seggio §
Visure Elettorali sulla dislocazione delle
sezioni/quartieri/collegi q Avere
un figlio §
Informazioni sulla denuncia di nascita §
Prenotazione redazione atto di nascita §
Iscrizione anagrafe tributaria – Richiesta codice
fiscale q Avere
una famiglia §
Richiesta invio estratti di matrimonio a
domicilio §
Informazioni sulle pubblicazioni di matrimonio §
Consultazione calendario delle pubblicazioni di
matrimonio e prenotazione §
Consultazione calendario dei matrimoni civili e
prenotazione §
Informazioni sulle denunce di decesso §
Prenotazione redazione atto di decesso §
Informazioni e richiesta di cremazione di salma §
Visure dei Cimiteri del territorio/Progetti di
espansione/Bandi §
Acquisto loculi/tombe di famiglia §
Retrocessione di loculi §
Informazioni e richiesta di tumulazioni
provvisorie q Abitare
§
Dichiarazione di cambio di indirizzo dentro il
Comune §
Dichiarazione di cambio di residenza con
provenienza da altro Comune q Andare
all’estero §
Informazioni sui paesi che consentono l’espatrio
con la carta d’identità §
Informazioni/Rilascio e Rinnovo dei passaporti q Vivere
l’ambiente §
Iscrizione/Cancellazione all’Anagrafe canina §
Denuncia del passaggio di proprietà del cane |
Alcuni dei servizi sopra descritti sono già attivi, altri lo saranno tra breve mentre molti di quelli esistenti sono in fase di ulteriore ristrutturazione per una maggiore automazione delle procedure.
Il primo passo verso l’automazione è stato realizzato con il progetto Servizi Demografici Telematici.
Molti procedimenti ivi compresi quelli per richiedere il cambio di indirizzo e di residenza sono stati ricostruiti con una modulistica elettronica e cartacea che consentisse al cittadino di denunciare la variazione autonomamente.
Il cittadino ha potuto cominciare a pensare di poter avviare il procedimento senza l’ausilio dell’ufficiale d’anagrafe risparmiando pertanto del tempo.
Sono state presentate circa un centinaio di pratiche self-service che fanno ritenere vi possa essere un terreno fertile per il potenziamento di una piattaforma di servizi on line eventualmente accessibile da sportelli unici, urp o sportelli polifunzionali in genere.
L’ulteriore fase di sviluppo riguarda il passaggio dalla modulistica elettronica che impone in ogni caso un caricamento in back-office dei dati da parte dell’ufficiale d’anagrafe ad una piena integrazione con l’applicativo gestionale in maniera tale che la procedura avviata dal cittadino possa essere controllata dall’ufficio e passare direttamente alla fase accertativa con la conseguente storicizzazione dei dati.nella banca dati anagrafica.
Si è lavorato su un nuovo linguaggio nelle pagine di front office della procedura mentre è in fase di completamento la parte integrativa del back-office che consentirà di delegare l’attività di inserimento al cittadino con risparmio nei tempi di esecuzione.
Riferimenti :
Per una visualizzazione pratica www.comune.cesena.fc.it
Per una analisi della telematica applicata ai procedimenti anagrafici “Il Manuale dell’Ufficiale d’Anagrafe” Catia Cecchini, Alessandro Francioni, Franco Gabellini Edizione Maggioli in prossima uscita